Seiful documentelor companiei
Cum păstrezi documentele recurente ale companiei separat de dosarele individuale și cum le reutilizezi controlat ca dovezi în proceduri noi.
Seiful companiei este destinat documentelor care pot fi utile în mai multe proceduri: certificate, experiență similară, documente de înregistrare și alte dovezi recurente.
Principiul de bază
Păstrează o singură sursă de lucru pentru documentul reutilizabil și asociază-l cu dosarele în care este necesar. Nu crea copii doar pentru că o procedură nouă cere aceeași dovadă.
Metadate
Pentru un document pot fi relevante:
- tipul și denumirea;
- data încărcării;
- data expirării, dacă este cunoscută;
- starea semnăturii;
- observații despre utilizare.
Folosirea într-un dosar
Selectarea unui document din seif nu marchează automat cerința drept îndeplinită. Confirmă că documentul este încă valabil și că formularea cerinței îl acceptă.
Documente semnate
Originalul semnat este păstrat separat de conținutul extras pentru preview sau analiză. Vezi Documente semnate pentru stările de verificare.
Securitate
Fișierele sunt servite prin rute controlate, cu limite de dimensiune și tipuri de conținut restrictive. Nu folosi seiful pentru parole, PIN-uri sau chei private.